公司财务档案的管理制度范本

相关推荐

公司财务档案的管理制度范本

　　经济的发展及市场环境的瞬息多变使得财务档案管理的财务指导意义更加突出，作为企业财务系统的基础组成部分,财务档案在企事业单位的财务活动中具有极强的现实指导意义。下面爱汇小编整理的公司财务档案的管理制度，供你参考。

公司财务档案的管理制度范本

　　公司财务档案的管理制度范文一

　　第一条：公司成立档案管理领导小组，由公司经理、副经理、办公室负责人及相关档案分管负责人组成。

　　第二条：公司档案分文书、会计、人事、工程等等。办公室负责文书档案管理;财务部负责会计档案管理;人事员负责人事档案管理;项目部负责工程相关档案管理，公司档案工作实行统一制度。

　　第三条：档案管理员职责

　　(一)保守党和国家机密，保守公司的机密，维护档案的完整与安全。

　　(二)做好所分管档案的文件、材料、图纸、资料的收集、整理、分类、归档、修复、统计、利用、保管等工作。

　　(三)负责编制各种规范、适用的检索工具，有条件时开展档案的编研工作。

　　(四)加强档案的保管，做好防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防蛀、防光、防污染等工作，维护档案实体的安全。

　　第四条：档案管理

　　(一)文件的归档

　　1、公司下发到各部门的文件、公司领导及工作人员参加会议带回的文件均应交给办公室进行管理。

　　2、设计文件、图纸应在工程验收时一并移交项目部、结算部档案室统一管理。

　　3、会计凭证、帐本、报表在会计年度终时，由财务部进行统一整理归档。。

　　4、人事员调离或移交，要做好人事档案的交接工作。

　　(二)文件、资料归档的基本要求：

　　1.文件正文、原稿齐全，且是加盖公章的原件;

　　2.文件必须客观、准确地反映公司各项活动的真实内容和历史过程;

　　3.文件、资料纸张整齐、清洁、完整;

　　4.凡公司内部产生的文件、资料归档时，必须是纸质、电子版同时归档：

　　5.文件资料归档时，必须填写文件移交清单，严格履行移交、接收手续。

　　6、各类档案负责人员，要对各自的档案进行公类、编号、立卷，编目、入柜，且需伴有相应的.电子文件。卷内文件要求排列合理，卷标题简明准确，便于管理和利用。

　　7、档案的销毁，须经档案管理领导小组审批，必须有监销人同时在场，批准人、监销人、销毁人在销毁单上签字，未经批准，任何部门和个人不得随意销毁档案。

　　第五条档案库房的管理

　　(一)档案库房应坚固、安全适用，有防火、防盗、防光、防潮、防蛀等安全措施，保证符合档案管理的要求。

　　(二)各类档案管理人员要定期对各自负责的档案进行检查，发现破损档案应及时修补、复制或作其他技术处理，保证档案的安全、完整。

　　(三)接收、移出和销毁档案资料，必须严格执行有关制度，履行手续，保证帐物相符。

　　第六条档案的查阅

　　(一)凡本公司工作人员查阅其所属业务档案，应办理登记手续;凡外单位查阅档案者，经过档案主管单位的负责人同意，履行登记手续，方可查阅。

　　(二)档案资料一般不外借，确需借出利用，须经档案主管单位负责人同意，办理借阅手续，方可借出，并及时如数归还。

　　(三)凡查、借阅者必须爱护档案，不得撕毁、拆卷、划线、涂改、剪页等，违者必究。

　　(四)查、借阅者必须遵守保密制度，所查、借阅的档案、材料，未经同意，不得复制和对外公布。

　　(五)凡属个人问题查阅档案，必须经过组织来查阅，拒绝任何人查阅、借阅本人或直系亲属的人事档案。

　　公司财务档案的管理制度范文二

　　第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　第二条档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　第三条归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　第四条档案保管制度

　　1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　第五条档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的.，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

　　第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

　　公司财务档案的管理制度范文三

　　第一章总则

　　第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合公司实际情况，制定本办法。

　　第二条本办法中所称档案是指各部门在各项工作活动中直接形成的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料。

　　第三条公司档案资料实行集中统一管理，其他任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有;不得以任何借口拒绝归档。

　　第二章档案管理

　　第四条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，办公室为公司主体档案管理归口部门。

　　第五条办公室档案保管履行下列职责：

　　1.贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

　　2.统筹规划并负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

　　3.指导各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

　　第六条公司的档案管理由办公室指定专人负责。其职责是：

　　1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作;

　　2.按照归档范围、要求，将文件材料按时归档;

　　3.遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　第七条各部们应确定人员负责本部文件材料的收集、整理及归档，按各种档案归档时间定期交综合办公室集中管理。

　　第三章资料归档

　　第八条文件材料的收集管理

　　1.公司文件材料的收集管理由办公室指定的档案管理人员负责进行。- 1 -

　　2.各部门的'文件材料由经办人员负责收集整理，部门主任审阅后交办公室归档。

　　3.一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集整理，交办公室主任审阅后归档。

　　4.会议文件由档案管理员负责收集整理。

　　第九条归档范围

　　1.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

　　2.本公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。

　　3.本公司的各项规章制度，各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　4.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　第十条归档要求

　　1.档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系;区别不同的价值，便于保管和利用。

　　2.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　3.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

　　4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

　　5.档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即：批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　6.案卷封面，应逐项按规定打印或用钢笔书写，手写时字迹要工整、清晰。 7.公文承办部门或承办人员应保证经办文件及时归档并保持完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。如工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接 - 2 -

　　办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　第四章档案借阅

　　第十一条档案、资料主要供本单位员工和有关人员在工作中查阅使用。第十二条公司内部人员借阅档案，借阅者需填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅由办公室主任签字批准，受控文档的借阅由副总经理、总经理签字批准。

　　第十四条外单位人员查阅档案，必须持有单位介绍信(注明身份、查阅内容和用途)，并经领导批准，才可查阅。阅档后，介绍信留办公室备查。珍贵的实物档案、重要的照片、录像等档案一律不借出。

　　第十五条条档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报副总经理、总经理处理。

　　第十六条必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

　　第十七条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　第十八条必须爱护档案，保持整洁，不准拆撕档案资料，不准在档案材料中写字、划线、作记号、折角等。

　　第十九条不准转借，必须专人专用。

　　第二十条用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

　　第五章档案的销毁

　　第二十一条档案销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

　　第二十二条根据国家《档案法》相关规定，将我公司档案按照历史价值和现实利用价值，科学地划分其不同的保管期限，把超过期限确无需保存的档案材料，经过鉴定和批准，予以销毁。

　　- 3 -

　　第二十三条任何个人和部室未经鉴定、批准，无权进行档案文件材料的销毁，对不按规定办理鉴定销毁的个人或部门，将进行严肃的处罚。

　　第二十四条当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任审核经副总经理、总经理批准后执行。

　　第二十五条凡属于密级的档案资料必须由副总经理、总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由办公室主任批准后方可销毁。

　　第二十六条档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》上注明“已销毁”。档案销毁清册、档案销毁目录、《公司档案资料销毁审批表》等有关文件材料应归档保管，并永久保存。

　　第二十七条在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或办公室主任指定专人监督销毁。

　　第六章附则

　　第二十八条本制度由办公室负责修订和解释。

　　第二十九条本制度自执行之日实施。

【公司财务档案的管理制度】相关文章：

公司财务档案管理制度规定（通用8篇）04-01

档案管理制度01-04