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采购的管理制度

时间: 2021-05-29 18:05:12 采购制度

采购的管理制度

  在学习、工作、生活中,制度起到的作用越来越大,制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。什么样的制度才是有效的呢?下面是小编精心整理的采购的管理制度,仅供参考,欢迎大家阅读。

  采购的管理制度1

  一、职责部门:业务部

  1、负责按本单位的要求组织对供方进行评价,编制《合格供方名录》,并对供方的供货业绩定期进行评价,建立供方档案。

  2、负责制定采购计划,执行采购作业。

  3、负责编制《采购物资分类明细表》。

  4、负责对采购物资的进货验证

  5、编制《供方评定记录表》

  二、采购物资分类

  采购物资分为三类:

  1、重要物资:构成最终产品的主要部分或关键部分,直接影响最终产品使用或安全性能,可能导致顾客严惩投诉的物资。(一级)

  2、一般物资:构成最终产品非关键部分的物资,它一般不影响最终产品的质量或即使略有影响,但可采取措施予以纠正的物资。(二级)

  3、辅助物资,非直接用于产品本身的起辅助作用的物资,如一般包装材料等。(三级)

  三、对供方的评价

  1、业务部根据采购生产需要,通过对物资的质量价格、供货日期等进行比较,对同类的重要物资和一般物资,应同时选择几家合格的供方。业务部负责建立并保存合格供方的质量记录,根据《采购物资分类明细表》规定的产品类别,明确对供方的控制方式和程度。

  2、对有多年业务往来的重要物资的供方,应提供充分的质量证明文件,适当时包括以下内容,以证实其质量保证能力:

  a、供方产品质量状况或来自有关方面的信息(如供方其他用户对其产品质量的反馈);

  b、供方质量管理体系对按要求如期提供稳定质量产品的保证能力;

  c、供方顾客满意程度;

  d、产品交付后由供方提供相关的服务和技术支持能力(如堆栈件供应,维修服务等);

  e、其他方面,如履约能力有关的财务状况,价格和交付情况等

  3、对第一次供应重要物资的供方,除提供上述的书面证明材料外,还需经样品测试及批量试用,测试合格才能供货。

  4、对于一般物资供方,除应提供必要的质量证明文件外,还需要经过样品验证和小批试用合格,业务部提供评价意见,厂长批准,可列入《合格供方名录》。

  5、对于批量供应辅助物资的供方,也应提供质量证明文件,业务部相关人员在进货时对其进行验证,并保存验证记录,合格者由厂长批准后即可列入《合格供方名录》。对零星采购的辅助物资,其进货验证记录即为对此供方的评价。

  6、供方产品如出现严重质量问题,各部门(单位)应向供方发出《纠正和预防措施处理单》。如两次发出处理单而质量没有明显改进的,应取消其供货资格。

  7、业务部每年对合格供方进行一次跟踪复评,填写《供方年度业绩评定表》,评价时按百分制,质量评分占60%,交货期评分占20%,其他(如价格、售后服务等)占20%。评定总分低于60(或质量评分低于48),应取消其合格供方资格;如因特殊情况留用,应报厂长批准,但应加强其供应物资的进货验证,并执行上述条款。连续第二次评分仍不及格,应取消其供货资格。

  四、采购

  1、采购计划

  业务部主管根据本单位的《月生产计划》及库存情况编制《月采购计划》及库存情况编制《月采购计划》,经厂长批准后实施采购。

  2、采购的实施

  a、业务部根据批准的《月采购计划》、《采购单》,按照采购物资技术标准在《合格供方名录》中选择供方并进行采购;

  b、第一次向合格供方采购重要和一般物资时,应签定《采购合同》,明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等。

  五、采购产品的验证

  1、如采购物资发生质量问题应采取隔离、标识、通知供方、退货、更换等方法。

  2、具体的采购作业,由采购员以“采购单”的形式执行。

  采购的管理制度2

  为加强对单位采购活动的内部控制和管理,防范采购过程中的差错和舞弊,结合单位实际,特制定本制度。

  一、岗位责任

  1、办公室采购人员负责按照采购预算实施采购活动,包括确定采购方式、询价议价、拟定采购合同、完善采购文件。

  2、办公室仓库保管人员负责所购货物的验收与入库,并完善相关记录。

  3、单位聘请法律顾问负责对采购合同协议的审核。

  4、单位聘请项目监管部门负责对货物、工程验收的审核。

  5、分管副主任负责审核采购价格、验收入库和监督完善采购文件。

  6、主任负责对采购合同、付款的审批。

  7、财务科负责审核确定采购方式、发票真伪、支付货款。二、采购

  二、活动流程

  1、各科室根据实际所需填写“申购单”,经科室负责人审批同意后,定期报办公室。

  2、办公室将各科室申购单汇总后,每月统一提出申购计划,先报分管领导审核,然后经主要领导审批同意后交由采购人员实施采购。大宗物品须经主任办公会研究同意后实施采购。

  3、单项2千元(含)以上或批量2万元(含)以上的大宗物品、1万元(含)以上的维修工程,必须通过政府采购途径购买;单项2千元以下或批量2万元以下的小额零星物品、1万元以下的维修工程,可以自行购买,并索要正式、合格发票。

  对小额零星采购,按照“比质比价、货比三家”的询价原则,确保公开透明,降低采购成本。

  4、对大宗物品,办公室负责与供货单位拟订采购合同,然后由法律顾问审核,报主任审批后存档备案。

  5、对到货物品,由办公室仓库保管人员进行验收入库,出具验收证明。对重大采购项目或维修工程要成立验收小组。对验收不合格的物品要及时上报处理。

  6、办公室采购人员将应付款项目报财务科审核,并经逐级审批同意后由财务科执行付款结算。

  三、其他相关控制措施

  1、单位应当确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督,并根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害单位利益。

  2、加强采购业务的记录控制。由档案室负责妥善保管采购业务的相关文件,包括:采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明、投诉处理决定等,完整记录和反映采购业务的全过程。

  3、对于大宗设备、物资或重大服务采购业务需求,由单位领导班子集体研究决定,并成立由单位内部资产、财会、审计、纪检监察等部门人员组成的采购工作小组,形成各部门相互协调、相互制约的机制,加强对采购业务各个环节的控制。

  4、加强涉密采购项目安全保密管理。涉密采购项目,应当在政工科的监督指导下,严格履行安全保密审查程序,并与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。

  采购的管理制度3

  一、办公室物品主要指用于后勤服务与管理等方面的物品,包括办公设备、日常用品、接待物品和后勤服务工具等。

  二、办公室物品的采购,按照先批准后购买的原则,由各科室将拟购物品清单报文书科登记,由文书科报办公室领导审批同意后统一购买。一次性办公室物品采取金额在20xx元以内的,报办公室分管财务副主任审批;一次性办公室物品采购金额在20xx元以上(含20xx元)的,报办公室主任审批。

  三、经审批,由文书科负责采购。一次性办公室物品采购金额在200元—20xx元的.由两人共同购买;一次性办公室物品采购金额在20xx元以上的由三人共同购买。

  四、所购物品实行入库报领制度。按照收支两条线的原则,由文书科指派专人分别对物品入库和领用进行登记,领用人员需注明领用日期、用途、数量等内容。每季度应对物品购买和领用情况进行汇总,报办公室主任和分管财务副主任,并在主任办公会上通报。

  五、办公室购买的各种物品只能用于办公室工作和服务,不得私自使用或送、借他人使用。

  六、各科室因工作需要,需使用公用物品的,必须履行领、借手续。一次性办公用品的领用直接向文书科领取,并由领用人签字确认;领、借贵重办公设备、接待物品和其他办公用品,必须经办公室主要领导或分管领导同意,并由领用人签字确认。领用物品未使用完或借用物品用毕应及时退还文书科,并作好物品退还登记。

  七、因个人原因,造成领、借用物品丢失、损害的,由领用人照价赔偿。因保管人员管理不善,致使物品损毁、被盗、遗失的,由保管人员照价赔偿。

  八、文书科要按照“日清、月结”的要求,及时清点办公室公用物品,做好登记,每月向办公室分管财务副主任、主任报告使用情况。

  采购的管理制度4

  一、公司所有办公用品的采购工作

  统一由办公室负责采购,其他任何部门不得擅自采购。自行采购办公用品的不予报销其采购资金。

  二、办公用品的分类

  本制度所规定的办公用品分为一般办公用品和特殊办公用品两类。一般办公用品指单位价格100元以下的日常办公消耗性用品,如笔、本、纸、碳粉等;特殊办公用品指单位价格在100元以上但不超过500元的一次性办公用品以及单位价格在500元以上的非消耗性用品。

  三、办公用品的采购

  1、一般办公用品的采购在每月月末由办公室依据库存及办公用量情况提出采购计划,报办公室主任批准后,集中购置;特殊办公用品的采购,由所需部门填制《办公用品申购单》(需部门经理签字),报办公室主任批准后,由办公室统一购买。

  2、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采买,不得随意增加采购品种和数量,凡未列入采购计划或未经领导审批的物品,任何人不得擅自购买。否则,财务不予报销。办公用品采购要严把采购物品质量,做到秉公办事,货比三家,择优选买,不从中谋取私利,并做一《办公用品报价对比分析表》报总经理审批。

  3、认真办理出入库登记手续,未办理入库手续的用品,不准直接使用。

  四、办公用品的领取

  1、一般办公用品可根据工作需要,由使用部门工作人员直接到办公室文秘室签字领取。

  2、特殊办公用品需由使用部门填写《办公用品请领单》,经本部门经理签字转办公室主任批准后,至办公室文秘室办理领用手续。

  五、办公用品的管理

  1、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作,要建立办公用品管理台帐,做到入库有手续、发放有登记。

  2、各表单至办公室文秘室领取。

  六、报销规定及程序

  1、报销时,发票必须附有申购单,否则不予报销;

  2、未经办公室确认,自行采购办公用品的不予报销其采购资金;

  3、所有报销单必须由办公室主任签字方可,否则,财务不予报销。

  4、经办人办公室主任复核会计审核财务经理审批董事长出纳

  本制度最终解释权归公司办公室,自董事长签字之日起实施。请各部门及员工严格遵守并执行,谢谢工作支持与合作!

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